關(guān)于采購(gòu)違規(guī)事項(xiàng)的專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查報(bào)告

審計(jì)監(jiān)察部發(fā)現(xiàn)采購(gòu)系統(tǒng)中輔材供應(yīng)商XX王物資商貿(mào)有限公司（簡(jiǎn)稱：X王公司）、XX友貿(mào)易有限公司（簡(jiǎn)稱：X友公司）招標(biāo)過(guò)程意向標(biāo)、私自切換合作品牌、以次充好、采購(gòu)價(jià)過(guò)高等問(wèn)題。

審計(jì)范圍包括外部供貨單價(jià)、品牌調(diào)查和內(nèi)部公司調(diào)查、分析對(duì)比、管理等問(wèn)題情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。在審計(jì)過(guò)程中，采取外部取證、供應(yīng)商問(wèn)詢、檢查、復(fù)核等必要的審計(jì)程序?，F(xiàn)將審計(jì)結(jié)果報(bào)告如下：

采購(gòu)部門相關(guān)事項(xiàng)

一、X王公司私自切換合作品牌事實(shí)和初步調(diào)查結(jié)果

（一）供應(yīng)商基本情況

X王公司為我公司焊材供應(yīng)商，該公司成立于2008年12月，法人王建萍， 2008年開始與我公司業(yè)務(wù)往來(lái)，2015年中斷合作1年，后繼又合作到至今，2020年1-11月與我公司有297.98萬(wàn)元業(yè)務(wù)往來(lái)。

（二）招標(biāo)情況

經(jīng)審計(jì)查閱發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)招標(biāo)4家單位投標(biāo)，X王公司非招標(biāo)最低單位，招標(biāo)最低單位為“匯通”，X王公司高出匯通4.69%，但評(píng)標(biāo)小組技術(shù)打分成員根據(jù)打分規(guī)則，最終X王公司與“匯通”總分?jǐn)?shù)并列第一名，經(jīng)與打分成員現(xiàn)場(chǎng)訪談?dòng)涗?，研究院的趙X首席設(shè)計(jì)師反饋打高分的原因之一：

1、現(xiàn)場(chǎng)組織者的傾向性宣告;2、打分表排名順序的誤導(dǎo)；制造部的呂X工藝員在沒有試用的情況下，以個(gè)人以往的經(jīng)驗(yàn)打出X王公司高于“匯通”的分?jǐn)?shù)。采購(gòu)員在招標(biāo)后寫總結(jié)上報(bào)給高層批復(fù)時(shí)，以“本次焊材招標(biāo)預(yù)中標(biāo)單位：1、X王公司；2、匯通，報(bào)高層批復(fù)同意以質(zhì)量為主，最終確定X王公司為中標(biāo)單位。

但在實(shí)際供貨中，為何當(dāng)初參與招標(biāo)的后端制造部門和檢驗(yàn)沒有發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商私自切換品牌？

采購(gòu)部與X王公司簽訂合同后，采購(gòu)員廖XX將合同約定的商品品牌明細(xì)通過(guò)企業(yè)微信方式發(fā)給質(zhì)檢員許X，許X明確回復(fù)要其郵件發(fā)送且告知具體執(zhí)行時(shí)間，但廖XX未給予回復(fù)。

因輔材商品均是通過(guò)國(guó)家檢驗(yàn)合格才給予銷售，同型號(hào)不同品牌。X王公司是我司采購(gòu)SAP系統(tǒng)中唯一一家焊材供應(yīng)商，公司全年采購(gòu)數(shù)量相同情況下，X王公司與“匯通”對(duì)比增加成本約15萬(wàn)元，明細(xì)如下:

（三） 私自切換合同品牌供貨，涉案金額較大

經(jīng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)X王公司與我公司最近一次簽訂合同期限為2019年11月20日至2020年11月19日，合同約定了品牌、型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量等其他事項(xiàng)，審計(jì)監(jiān)察人員到倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)實(shí)物時(shí)，發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商所供貨物與合同簽訂品牌不符情況。審計(jì)監(jiān)察立即組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)庫(kù)相關(guān)人員對(duì)該供應(yīng)商所供全部貨物進(jìn)行核對(duì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)合同約定并合作共50個(gè)規(guī)格型號(hào)，其中有15個(gè)規(guī)格型號(hào)與合同約定不符，存在私自切換品牌、偷梁換柱等不誠(chéng)信行為。

經(jīng)審計(jì)監(jiān)察向其他供應(yīng)商、市場(chǎng)等多方渠道尋價(jià)、對(duì)比等綜合分析計(jì)算，不符合合同約定品牌的15個(gè)規(guī)格型號(hào)，全年采購(gòu)量為41,495kg，直接差異損失金額為49,027元，明細(xì)如下：

（四）止損措施

暫停供應(yīng)商計(jì)劃付款：審計(jì)監(jiān)察部已立即要求財(cái)務(wù)部對(duì)該供應(yīng)商140萬(wàn)元尾款進(jìn)行凍結(jié)暫付，待雙方達(dá)成處理協(xié)議后，根據(jù)結(jié)果再進(jìn)行結(jié)算。

二、X友公司以次充好、三無(wú)產(chǎn)品事實(shí)和初步調(diào)查結(jié)果

（一）供應(yīng)商基本情況

*友貿(mào)易有限公司（簡(jiǎn)稱：X友公司）為我公司水暖供應(yīng)商，成立于2003年3月，法人王免治， 2005年開始與我公司業(yè)務(wù)往來(lái)，2017年中斷合作2年，后繼又合作到至今，2020年1-11月與我公司有412.82萬(wàn)元業(yè)務(wù)往來(lái)。

（二）招標(biāo)情況

經(jīng)審計(jì)查閱發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)招標(biāo)5家單位投標(biāo)，X友公司為投標(biāo)總價(jià)最低單位， 綜合排名第一，采購(gòu)部與X友公司簽訂合同后，采購(gòu)員廖XX雖按照大類品牌和招標(biāo)樣品轉(zhuǎn)交質(zhì)檢，但合同約定的品牌未能更詳細(xì)的按照每個(gè)物料明細(xì)告知質(zhì)檢、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)等相關(guān)單位人員。

（三） 以次充好供貨，涉案金額較大

經(jīng)審計(jì)監(jiān)察部對(duì)采購(gòu)部供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的供應(yīng)商核查時(shí)，發(fā)現(xiàn)X友公司與我公司最近一次簽訂合同期限為2019年11月18日至2020年11月17日，合同約定了品牌、型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量等其他事項(xiàng)，審計(jì)監(jiān)察人員到倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)實(shí)物時(shí)，發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商所供貨物與合同簽訂品牌不符情況。審計(jì)監(jiān)察立即組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)庫(kù)相關(guān)人員對(duì)該供應(yīng)商所供全部貨物進(jìn)行核對(duì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)合同約定并合作共1018個(gè)規(guī)格型號(hào)，“凱毫閥門”品牌約定有95個(gè)規(guī)格型號(hào)，其中50個(gè)規(guī)格型號(hào)與合同約定不符，不是“凱毫閥門”，部分商品為三無(wú)產(chǎn)品，存在以次充好，偷梁換柱等不誠(chéng)信行為。

初次與X友公司溝通時(shí)，X友公司現(xiàn)場(chǎng)答復(fù)，他們所送貨物均為合同約定品牌，對(duì)品牌不符的事實(shí)否認(rèn)，審計(jì)要求X友公司提供一個(gè)物料號(hào)的進(jìn)貨單、發(fā)票清單，X友公司提供了一份“凱毫閥門”公司補(bǔ)打的出庫(kù)單，及不知具體日期的銷售發(fā)票，經(jīng)我方分析后認(rèn)定不能證明這些物料是該廠生產(chǎn)。后經(jīng)與 “凱毫閥門”廠家銷售、售后人員聯(lián)系，并把倉(cāng)庫(kù)的實(shí)物拍照傳給對(duì)方確認(rèn)，該公司明確告知我們?nèi)绾螀^(qū)分他們家產(chǎn)品，防偽標(biāo)識(shí)是什么？及在產(chǎn)品的什么地方？最終認(rèn)定此產(chǎn)品非該廠生產(chǎn)，且該公司回函蓋章確認(rèn)。

經(jīng)與“凱毫閥門”廠家銷售人員對(duì)95個(gè)規(guī)格型號(hào)進(jìn)行報(bào)價(jià)，對(duì)方公司在不考慮結(jié)算帳期和服務(wù)的情況下，給予報(bào)價(jià)并蓋章回復(fù)，經(jīng)分析對(duì)比發(fā)現(xiàn)我公司采購(gòu)系統(tǒng)中型號(hào)平均單價(jià)已高于市場(chǎng)價(jià)近65%，個(gè)別單價(jià)已高于市場(chǎng)價(jià)100%。

再次約談X友公司時(shí)，X友公司稱這些物料號(hào)的貨物是由合同約定品牌廠家授權(quán)生產(chǎn)、銷售的，讓其提供授權(quán)證明時(shí)，X友公司提供了一份復(fù)印件，經(jīng)分析判斷該授權(quán)為當(dāng)天中午現(xiàn)補(bǔ)授權(quán)，且未說(shuō)明是生產(chǎn)授權(quán)，讓X友公司提供原件時(shí)，且無(wú)法提供。后經(jīng)交談X友公司最終承認(rèn)此50個(gè)物料號(hào)為非合同約定品牌。全年采購(gòu)量為25,069件，直接差異損失金額為133,378元。

（四）止損措施

暫停供應(yīng)商計(jì)劃付款：審計(jì)監(jiān)察部已立即要求財(cái)務(wù)部對(duì)該供應(yīng)商225萬(wàn)元尾款進(jìn)行凍結(jié)暫付，待雙方達(dá)成處理協(xié)議后，根據(jù)結(jié)果再進(jìn)行結(jié)算。

質(zhì)量管理部相關(guān)事項(xiàng)

（一）基本情況

此次審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理部外購(gòu)質(zhì)檢科對(duì)所有外購(gòu)件分為免檢、檢測(cè)兩種。產(chǎn)品及供應(yīng)商的免檢制定無(wú)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件，至今未能向?qū)徲?jì)監(jiān)察部提供。后經(jīng)質(zhì)檢員僅提供了一份由質(zhì)量管理部總經(jīng)理審核批準(zhǔn)的2020年免檢供應(yīng)商名錄（據(jù)反饋質(zhì)量管理部對(duì)產(chǎn)品及供應(yīng)商的免檢評(píng)定的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是“近三年生產(chǎn)、工程現(xiàn)場(chǎng)無(wú)反饋質(zhì)量問(wèn)題視同全部合格，不是依據(jù)質(zhì)量檢測(cè)合格率”），但經(jīng)與公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)質(zhì)量扣款明細(xì)對(duì)比，發(fā)現(xiàn)近三年頻繁因質(zhì)量問(wèn)題而被質(zhì)量管理部扣款的供應(yīng)商，也在免檢名錄里，說(shuō)明實(shí)際操作與免檢名錄存在前后矛盾，故供應(yīng)商免檢名錄制定并不嚴(yán)謹(jǐn)，存在缺陷。

審計(jì)監(jiān)察在倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)部分物品品牌與合同簽訂品牌不符時(shí)，審計(jì)監(jiān)察要求質(zhì)檢人員進(jìn)行再次檢測(cè)時(shí)，外購(gòu)質(zhì)檢員許X及部門領(lǐng)導(dǎo)人回復(fù)產(chǎn)品的檢測(cè)范圍是:外觀要求、材料、規(guī)格、尺寸等。品牌不在檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)范圍之類，且質(zhì)量管理部沒有物品對(duì)應(yīng)品牌備案表，平時(shí)檢測(cè)只檢測(cè)材料、規(guī)格、尺寸等其他信息。產(chǎn)品的生產(chǎn)廠名稱、生產(chǎn)日期、質(zhì)量合格證，即三無(wú)產(chǎn)品的相關(guān)信息不在檢測(cè)范圍之類，無(wú)法檢測(cè)。

后經(jīng)審計(jì)監(jiān)察部查實(shí)，此次焊材招標(biāo)后采購(gòu)人員已經(jīng)把焊材型號(hào)規(guī)格對(duì)應(yīng)的品牌明細(xì)已經(jīng)發(fā)給質(zhì)檢員許X且已回復(fù)，水暖件招標(biāo)前采購(gòu)人員已經(jīng)將供應(yīng)商提供的樣品大類及對(duì)應(yīng)的品牌信息表，已經(jīng)送樣至質(zhì)量管理部，且樣品實(shí)物及品牌信息表現(xiàn)就存放于質(zhì)量管理部的貨架中保存。

（二）止損措施

未發(fā)生直接金額損失：審計(jì)監(jiān)察部已要求質(zhì)量管理部外購(gòu)質(zhì)檢員，將X王公司、X友公司兩家供應(yīng)商按簽訂合同品牌進(jìn)行全面重新檢測(cè)。

制造部計(jì)劃科相關(guān)事項(xiàng)

（一）基本情況

此次審計(jì)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)制造部計(jì)劃科計(jì)劃員唐XX，在2020年6月18及29日兩天各下了一筆焊材計(jì)劃訂單，在下單的時(shí)候操作原因，未注意填寫正確的收貨倉(cāng)庫(kù)庫(kù)位，到7月、8月焊材入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)員發(fā)現(xiàn)物料庫(kù)位不符，反饋給計(jì)劃訂單員，計(jì)劃員便對(duì)物料的庫(kù)位進(jìn)行了修改，因7、8月的焊材價(jià)格已經(jīng)上漲，修改后的訂單單價(jià)也變化上漲，總差異430.6元，明細(xì)如下：

（二）止損措施

追回?fù)p失金額：審計(jì)監(jiān)察部已要求計(jì)劃員與該供應(yīng)商對(duì)接，說(shuō)明情況，差異430.6元，在2020年12月份開票中扣減。

處理意見及審計(jì)建議

（一）外部供應(yīng)商

1、審計(jì)監(jiān)察在調(diào)查中供應(yīng)商承認(rèn)實(shí)物與合同品牌不符等不合規(guī)的事實(shí)。但其認(rèn)為差異損失有些偏差并認(rèn)為未給我公司造成質(zhì)量問(wèn)題。鑒于該供應(yīng)商后期配合審計(jì)監(jiān)察調(diào)查此事，檢討態(tài)度誠(chéng)懇并愿意自我認(rèn)錯(cuò)認(rèn)罰，經(jīng)綜合考慮，給予*王物資商貿(mào)有限公司賠償金額 80,000元整，并納入我公司供應(yīng)商管理負(fù)面名單中。

2、審計(jì)監(jiān)察在調(diào)查中供應(yīng)商最終承認(rèn)實(shí)物與合同品牌不符等不合規(guī)的事實(shí)。但其認(rèn)為差異損失有些偏差并認(rèn)為未給我公司造成質(zhì)量問(wèn)題。鑒于該供應(yīng)商后期配合審計(jì)監(jiān)察調(diào)查此事，檢討態(tài)度誠(chéng)懇并愿意自我認(rèn)錯(cuò)認(rèn)罰，經(jīng)綜合考慮，給予*友貿(mào)易有限公司賠償金額 250,000元整，并納入我公司供應(yīng)商管理負(fù)面名單中。

（二）內(nèi)部員工

1.采購(gòu)部采購(gòu)員廖XX，在焊材招標(biāo)過(guò)程中存在尋源不足，且招標(biāo)未按最低價(jià)排出招標(biāo)名次，以質(zhì)量要求之名上報(bào)總價(jià)第二名中標(biāo)，與供應(yīng)商簽訂合同后，雖按照合同提供了相關(guān)品牌，但其中水暖件部分未按照規(guī)范將品牌明細(xì)發(fā)送質(zhì)檢，致使供應(yīng)商鉆管理漏洞以次充好造成公司損失較重，因其工作責(zé)任心不強(qiáng)，間接造成公司損失，不能勝任采購(gòu)相關(guān)工作，給予辭退處理.

2.質(zhì)量管理部外購(gòu)檢驗(yàn)工程師劉X，對(duì)制定免檢產(chǎn)品或供應(yīng)商的篩選、判定依據(jù)不充分，制定實(shí)物檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)三無(wú)產(chǎn)品認(rèn)知度不夠，未完善供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理體系，讓相關(guān)供應(yīng)商有機(jī)可乘，間接給公司造成直接損失，給予警告處分；

3.質(zhì)量管理部總經(jīng)理鄭XX，對(duì)制定免檢產(chǎn)品或供應(yīng)商的審核把關(guān)不嚴(yán)格，及負(fù)有管理連帶責(zé)任，給予警告處分；

4.制造部下單計(jì)劃員唐某某日常工作中不夠細(xì)心，雖然損失430.6元，金額小且已經(jīng)追回，給予部門內(nèi)部批評(píng)；

（三）審計(jì)建議

1.采購(gòu)部在執(zhí)行招標(biāo)流程時(shí)，在供應(yīng)商尋源時(shí)，輔材類-水暖件盡量?jī)?yōu)先尋找直接生產(chǎn)廠家；

2.采購(gòu)部外購(gòu)商品所簽訂合同雖已提供給質(zhì)量管理部等部門，但所提供方式不夠正式（部分微信）且個(gè)別僅有大類品牌，未能詳細(xì)至每個(gè)物料，故建議后續(xù)需按每個(gè)物料將品牌反饋至質(zhì)量管理部、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)、工程等其他相關(guān)部門；

3.合同中清晰表述關(guān)于私自切換品牌、以次充好、偷梁換柱及不按合同的其他違規(guī)行為追責(zé)、處罰條款；

4.質(zhì)量管理部需對(duì)免檢供應(yīng)商的制定標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)定重新定義，且加強(qiáng)三無(wú)產(chǎn)品的檢驗(yàn)次數(shù)與方法。